Verver Interim Management
Verver Interim Management

Proces en Prestatie Management

Wilt u de balanced Scorecard implementeren?
wellicht het INK-model, of prestatie indicatoren?
Benchmarking, continu verbeteren ...

Of wilt u uw doelstellingen aanscherpen én realiseren?

De Balanced Scorecard, het INK-model en benchmarking zijn voorbeelden van methoden en technieken die een goed hulpmiddel kunnen zijn voor het verbeteren van en in uw organisatie. Soms lijkt het er echter op dat het invoeren en toepassen een doel op zich is geworden. De eigenlijke doelstelling wordt dan uit het oog verloren (en dus ook niet altijd gehaald...).
De vraag moet dan ook zijn: op welke wijze kunnen deze hulpmiddelen bijdragen aan het realiseren van mijn doelstellingen? Zeker voor kleinere organisaties komt daarbij de vraag: hoe kan ik ze praktisch en optimaal gebruiken, zonder complexe, tijdrovende en dure implementaties?

De noodzaak

In de huidige maatschappij gaan ontwikkelingen steeds sneller. Voor vrijwel alle organisaties betekent dit dat de omgeving continu in beweging is. Zelfs traditionele (bijna)monopolies worden in hoog tempo afgebroken. Vanuit de omgeving worden steeds hogere eisen gesteld aan organisaties. Dit geldt niet alleen voor bedrijven, maar ook steeds meer voor non-profit organisaties.
Het antwoord op de hogere eisen is het stellen van duidelijke en scherpere doelen en een goede beheersing van de processen in de organisatie om die doelen te kunnen bereiken. Een goed inzicht in en gebruik van de beschikbare stuurinstrumenten is een voorwaarde voor een optimale procesbeheersing.

Procesmanagement en prestatie indicatoren

Het beheersen van processen, procesmanagement, is gericht op het realiseren van de gestelde doelen. Dit is geen eenmalige actie. De dynamiek in de omgeving vereist een continue afstemming en afgestemd houden van de organisatie op gewijzigde omstandigheden.
Prestatie Indicatoren, of Performance Indicators, vormen een essentiële schakel in het beheersen van processen. Ze geven periodiek een beeld van de gerealiseerde prestaties. Door vergelijking met targetwaardes kan worden bijgestuurd waar dat nodig is. De effecten van bijstuuracties komen tot uitdrukking in de nieuwe waarde(s) van de indicatoren. Als zodanig vormen prestatie indicatoren een schakel in de beheers- en verbetercyclus: plannen-uitvoeren-checken-actie nemen.

Plan, Do, Check, Act PLAN: plannen, doelen bepalen
DO: uitvoeren
CHECK: vergelijken met plan, doelstelling
ACT: bijsturen, ingrijpen

Financiële indicatoren worden al heel lang gebruikt. Wij merken echter dat er (daarnaast) een toenemende behoefte is aan niet-financiële prestatie indicatoren, bijvoorbeeld op het gebied van operationeel management, kwaliteit, milieu, human resources management of productontwikkeling.
Zowel de Balanced Scorecard met zijn vier perspectieven, als ook het INK-model met zijn aandachtsgebieden, sluiten op deze ontwikkeling aan.

Prestatie Indicatoren en prestatie beheersing

Prestatie indicatoren geven inzicht in de prestatie en bieden aangrijpingspunten voor gericht bijsturen en voor gericht verbeteren. Om continu zicht te hebben of de uitgevoerde acties doelgericht zijn en in welke mate de gestelde doelen daadwerkelijk bereikt worden is een bij voorkeur simpel en overzichtelijk "dashboard" nodig.
Zowel de Balanced Scorecard als het INK-model kunnen daarbij gebruikt worden, zonder dat het overigens nodig is om ze direct in hun volle omvang toe te passen. Wat voor de ene organisatie nodig is, hoeft dat voor een andere organisatie niet te zijn. Zoals hiervoor al gesteld moeten de diverse methoden en technieken beschouwd worden als hulpmiddelen die je gebruikt om op een efficiënte en effectieve manier de gestelde organisatie- of verbeterdoelen te bereiken.

Benchmarking

Naast het meten en analyseren van de prestaties is het belangrijk om deze prestaties te toetsen aan externe prestaties, van collega’s, concurrenten, andere relevante organisaties. Een dergelijke vergelijking wordt benchmarking genoemd. Dit geeft inzicht in de (relatieve) sterktes en zwaktes van de eigen organisatie. Door analyse van de resultaten van benchmarking kunnen doelstellingen bepaald of aangescherpt worden en kunnen gerichte verbeteracties worden geformuleerd.

Methoden en technieken in samenhang

Gemeenschappelijke factor in Balanced Scorecard, INK-model en procesbeheersing is dat gestart moet worden met het bepalen van doelstellingen en dat er sprake is van indicatoren om het realiseren van die doelstellingen te beheersen.
Met name de Balanced Scorecard en het INK-model bieden een raamwerk voor het vaststellen van doelen en het vertalen van strategische in operationele doelstellingen. Bij elke doelstelling moeten vervolgens indicatoren gedefinieerd worden. Benchmarking kan door het inzicht in sterktes en zwaktes het bepalen van doelstellingen ondersteunen. Daarnaast geeft een externe toetsing elke indicator een extra dimensie. Dit maakt het mogelijk om de gerealiseerde prestaties te vergelijken met (uiteraard) de eigen targets, maar ook met door andere organisaties gerealiseerde waardes.

De genoemde methoden en technieken zijn allemaal aspecten van proces- en prestatiemanagement. Een optimaal resultaat voor uw organisatie kan bereikt worden door ze op een verstandige manier gedeeltelijk en/of in combinatie in stelling te brengen.

Business Performance Consulting

Procesmanagement en prestatie management zijn voorwaarden voor een slagvaardige, klantgerichte organisatie. Business Performance Consulting kan u helpen bij de implementatie.
U kunt daarbij denken aan advisering, begeleiding en kennisoverdracht op de volgende gebieden:

  • Inrichten en optimaliseren van de processen
  • Bepalen kritische succesfactoren en kritische processen
  • Beheersen volgens de Deming cirkel (Plan-Do-Check-Act)
  • Performance meten en beheersen
  • Optimaal gebruik maken van methoden en technieken, aangepast aan uw specifieke behoefte
  • Benchmarking mogelijkheden onderzoeken
  • Benchmarking uitvoeren, analyseren en vertalen naar de eigen situatie