Verver Interim Management
Verver Interim Management

Re-engineering Management

Inleiding

Meer dan tweehonderd jaar geleden is een aantal grondbeginselen vastgesteld die de structuur, het management en het succes van onze bedrijven gedurende de negentiende en twintigste eeuw hebben bepaald. In veel bedrijfsgevallen meent V.I.M dat de tijd rijp is deze grondbeginselen aan de kant te schuiven en een aantal nieuwe regels te formuleren. Doen we dit niet, dan is het alternatief voor het bedrijfsleven: de deuren te sluiten en zich terug te trekken van de markt.
Zo simpel en strikt ligt deze keuze.
Ondernemers, staffunctionarissen en managers hebben bedrijven opgericht en geleid die meer dan honderd jaar lang aan de groeiende vraag naar massaproducten en diensten tegemoet kwamen deze ondernemers en hun ondernemingen bepaalde de normen voor het succes voor de rest van de zakenwereld. Helaas is dat nu niet langer het geval.

V.I.M. adviseert u eens te laten informeren naar een nieuw concept voor een bedrijfsmodel en een paar bijbehorende technieken. Topfunctionarissen en managers zullen deze technieken nodig hebben voor een nieuwe bedrijfsopzet, zodat zij kunnen concurreren in de nieuwe wereld. Voor ‘ re-engineering’ oftewel herschepping, van het bedrijf moeten managers hun oude theorieën over het opzetten en leiden van een bedrijf overboord gooien. Ze moeten afstand doen van de heersende organisatorische en operationele principes en procedures en totaal nieuwe bedenken.
De nieuwe organisaties zullen niet erg op die van tegenwoordig lijken en de manier waarop zij producten en diensten kopen, fabriceren, verkopen en afleveren zal heel anders zijn. De nieuwe bedrijven zullen speciaal zijn opgezet om in de moderne en toekomstige wereld te kunnen opereren. Zij zullen niet langer het overgeleverde product zijn van een roemrijke, maar voorbije en niet meer relevante periode.

Reengineering of Herschepping

Wat is herschepping.

Herschepping is niet het zoveelste idee wat uit Japan werd geïmporteerd. Het is ook geen herstelplan aan de hand waarvan managers aan hun organisaties kunnen sleutelen en ook geen nieuwe truc die een snelle kwaliteitsverbetering van product of dienst of een percentuele kostenbesparing belooft. Bedrijfsherschepping is geen programma dat het moreel van de werknemer wil opvijzelen of de verkoopafdeling wil motiveren. Het is ook niet bedoeld om druk uit te oefenen op een oud systeem om sneller te werken. Herscheppen heeft niets met herstellen te maken.

“Herscheppen betekent de bijl aan de wortel zetten en bij het begin beginnen”.

Herscheppen houdt in dat we een groot deel van de kennis die we in de afgelopen tweehonderd jaar over bedrijfsmanagement hebben opgedaan, vergeten. We moeten vergeten hoe we te werk gingen in het tijdperk va de massaproductie en ons afvragen hoe we het in deze tijd het bestekunnen aanpakken. Door bedrijfsherschepping zullen de traditionele functiebeschrijvingen en de oude organisatorische indeling – afdelingen, divisies, werkgroepen, enzovoort – steeds minder belangrijk worden. Zij zijn de artefacten uit een ander tijdperk. Waar het bij herschepping omgaat is de vraag hoe we het werk in deze tijd het beste kunnen organiseren, gezien de eisen die de huidige markt aan ons stelt en de geweldige mogelijkheden die de moderne technologie ons biedt.
Bedrijfsherschepping streeft niet – zoals de managementfilosofieën die ‘ons’ steeds meer op ‘hen’ willen doen lijken – naar een gedragsverandering van de werknemers en hun managers. Bedrijfsherschepping maakt daarentegen gebruik van het aanwezige talent en laat de vindingrijkheid van mensen de vrije teugel. De kern van bedrijfsherschepping ligt in het begrip discontinue denken, waarbij we de verouderde regels en veronderstellingen die aan de huidige bedrijfsoperaties ten grondslag liggen, aanwijzen en overboord gooien. In ieder bedrijf wemelt het nog van stilzwijgende regels uit voorbije periode; ‘ de klant hoeft zijn apparatuur niet zelf te repareren.’’ Plaatselijke magazijnen zijn noodzakelijk voor een goede service.’ Of ‘ Beslissingen op het gebied van productstrategie worden op het hoofdkantoor genomen.’ Deze regels zijn gebaseerd op veronderstellingen over technologie, mensen en organisatorische doeleinden die niet langer van kracht zijn. Als ondernemingen niet van zins zijn deze regels te veranderen, zal de oppervlakkige reorganisatie die zij doorvoeren net zo weinig effect hebben als stof afnemen in de huizen van Pompeii.

Statement

Elk management zal zeggen – in ieder geval in het openbaar – dat het een organisatie verlangt die flexibel genoeg is om snel op de veranderende marktsituatie in te spelen, die voldoende afgeslankt is om prijzen van de concurrent te kunnen aftroeven, vernieuwend genoeg is om haar producten en diensten in technologisch opzicht up-to-date te houden en toegewijd genoeg is om een maximale kwaliteit en een goede service te bieden.

Als managers dus bedrijven willen die afgeslankt, flexibel en wendbaar, snel reagerend en concurrerend, vernieuwend, efficiënt, klantgericht en winstgevend zijn.
Waarom zijn zoveel bedrijven dan log, niet flexibel, traag, niet concurrerend, niet creatief, inefficiënt, onverschillig ten opzichte van de klant en verliesgevend. Het antwoord moet gezocht worden in de manier waarop deze bedrijven werken en de reden waarom ze zo werken.

De realiteit die organisaties nu onder ogen moeten zien, is dat de oude manier van bedrijfsvoering – de zogenaamde arbeidsverdeling waarop bedrijven georganiseerd zijn eenvoudig weg niet meer werkt. Plotseling heeft de wereld een gedaantewisseling ondergaan. De crisis in de concurrentiekracht waarmee bedrijven nu mee te maken krijgen, is niet aan een tijdelijke economische malaise te wijten.

Het is zelfs zo dat we niet meer kunnen vertrouwen op een voorspelbare conjunctuurcyclus, waarbij welvaart gevolgd wordt door recessie, en een nieuwe opleving weer tot welvaart leidt. In de wereld van vandaag is niets meer constant of voorspelbaar, dat geldt voor marktgroei, de vraag van de consument, productlevenscycli, het tempo van de veranderingen op technologische gebied, en de aard van concurrentie.

De wereld en de manier waarop men toen te werk ging, behoort tot het verleden. Drie krachten, afzonderlijk en in combinatie met elkaar, drijven de ondernemingen en hun managers steeds verder in de richting van een angstwekkend onbekend werkterrein. Deze drie krachten zijn; de Klanten, de Concurrentie en de Veranderingen. Ze heten nog steeds hetzelfde, maar inmiddels wijken ze sterk af van wat ze in het verleden betekenen.

Samen met V.I.M. kunnen we deze drie krachten binnen uw organisatie verduidelijken, verder uitwerken en de noodzakelijke maatregelen nemen.

  1. De klant neemt de touwtjes in handen
  2. De concurrentie verhevigt
  3. De veranderingen zijn van blijvende aard.

Definitie

Herschepping is, strikt genomen, de fundamentele heroverweging en radicale nieuwe opzet van bedrijfsprocessen om drastische verbeteringen in eigentijdse normen voor prestatie, zoals kosten, kwaliteit, service en snelheid te bereiken. Deze definitie bevat vier sleutelwoorden.

Sleutelwoord; Fundamenteel

Het eerste sleutelwoord is ‘ fundamentele’. Bij het herscheppen van hun bedrijfsprocessen moeten de mensen uit het bedrijf zich de elementaire vraag stellen over hun bedrijf en hoe ze te werk gaat. Waarom doen we het en waarom doen we het zo? Door deze fundamentele vragen wordt men gedwongen naar de stilzwijgende overeenkomsten en regels te kijken die aan de werkwijze van het bedrijf ten grondslag liggen. Vaak blijken deze regels achterhaald, onjuist of ondergeschikt.

Sleutelwoord; Radicaal

Het tweede sleutelwoord in onze definitie is ‘ radicaal’, dat afgeleid is van het Latijnse woord ‘radix’ oftewel “oorsprong of wortel”. Radicale reconstructie betekent teruggaan naar de oorsprong: dus niet het aanbrengen van oppervlakkige veranderingen of morrelen aan bestaande zaken, maar al het oude weggooien. Herschepping betekent een radicale nieuwe opzet, waarbij de bestaande structuren en procedures genegeerd worden en geheel nieuwe methoden van werken worden geïntroduceerd. Herschepping is opnieuw uitvinden – dus niet verbeteren of veranderen.

Sleutelwoord; Drastisch

Het derde woord is ‘drastisch’. Bij herschepping gaat het niet om marginale of oppervlakkige veranderingen, maar om een spectaculaire vooruitgang in de resultaten en prestaties van het bedrijf. Als een bedrijf 10 procent onder het gewenste resultaat zit, als de kosten 10 procent hoger uitvallen dan beraamd, als de kwaliteit 10 procent verbeterd moet worden, dan hoeft dit bedrijf niet opnieuw opgezet te worden. De conventionele methoden van het aansporen der manschappen tot het introduceren van incrementele kwaliteitsprogramma’s kunnen een bedrijf weer boven de 10 procent uittillen. Herschepping is alleen noodzakelijk voor het zwaardere werk. Marginale verbeteringen vergen een nauwkeurige afstemming, voor drastische verbeteringen moeten oude structuren opgeblazen worden en vervangen worden door iets nieuws.

Sleutelwoord; Processen

Het vierde sleutelwoord in onze definitie is processen. Al is dit woord het belangrijkste van allemaal, het is ook het woord waarmee bedrijfsmanagers de meeste moeite mee hebben. De meeste zakenmensen zijn helemaal niet ‘ procesgericht’, ze richten zich op taken, banen, mensen of structuren, maar niet op processen.
Onze definitie van een bedrijfsproces is; een verzameling activiteiten die een of meer soorten input vergt en in een bepaalde opbrengst resulteert die van waarde is voor de afnemer.

Wat herschepping niet is

Mensen die het fenomeen herschepping alleen van horen zeggen kennen, en degenen die nog maar net met het concept hebben kennisgemaakt, trekken vaak de overhaaste conclusie dat het veel lijkt op andere programma’s ter verbetering van de bedrijfsresultaten die ze reeds kennen.
“Ik snap het al. Herschepping,” zeggen ze dan is een andere benaming voor sanering”. Of ze stellen het op 1 lijn met herstructurering of iets dergelijks. Dat is zeer onterecht.

Herschepping heeft weinig tot niets gemeen met dergelijke programma’s waarmee het nog enige uitgangspunten deelt. Herschepping heeft dus niets te maken met herstructurering of sanering, daar deze beiden tot doel hebben de capaciteit aan te passen aan een verminderde vraag. Als de markt minder gsm’s wil, verkleint Nokia zijn omvang om zich aan te passen aan de vraag. Saneren en herstructureren wil alleen maar zeggen dat men minder doet met minder.

Herschepping betekent daarentegen meer doen met minder. Herschepping is ook niet hetzelfde als reorganiseren of het afvlakken van een organisatie, al kan het gevolg van herschepping een plattere organisatie structuur zijn. Zoals we hierboven beweerden zijn de problemen waarmee bedrijven te maken hebben niet het gevolg van hun organisatorische structuren maar van hun processtructuren.

Een nieuwe organisatie rond een oud proces bouwen is zoiets als slechte wijn in nieuwe flessen gieten.